Projekt · Ambulante Pflege
Von drei Insellösungen zu einem Leitstand für den ganzen Pflegedienst.
Rund hundert Mitarbeitende, drei Bereiche, ein eigener Fuhrpark. Schichtplanung, Belege und Fahrzeugfristen liefen in drei Insellösungen. Heute läuft alles in einem Leitstand, mit Rollen und Rechten für die sensiblen Daten.
- Personalkosten pro Woche gespart
- 1.200 €
- Insellösungen zu einem System
- 3 → 1
- Mitarbeitende im Plan
- ~100
Die Ausgangslage.
Der Pflegedienst Triebskorn arbeitet mit rund hundert Mitarbeitenden in drei Bereichen, verteilt auf mehrere Gebäude. Die Schichten wurden je Gebäude in eigenen Tabellen geplant. TÜV- und Wartungstermine der Fahrzeuge lagen im Kopf einzelner Leute. Belege kamen auf Papier, wurden abgetippt. Dazu Abrechnungen und Kostenvoranschläge von Hand, mit Gesundheitsdaten.
Die Lösung.
Wir haben die Baustellen einzeln gelöst und dann zusammengeführt. Ein Fuhrpark-Modul erinnert an TÜV und Wartung, bevor die Frist abläuft. Eine App scannt Belege, statt sie abzutippen, und übergibt sie direkt an die Abrechnung. Ein Schichtplaner plant Tagespflege, Außendienst und Betrieb gemeinsam. Alles läuft in einem Leitstand, mit Rollen und Rechten für die sensiblen Daten.
- n8n
- SQLite
- Google Sheets
- Claude API
Vorher Handarbeit, nachher ein System.
Vorher
- Schichten je Gebäude in eigenen Tabellen, nie zusammengeführt
- TÜV- und Wartungstermine im Kopf einzelner Leute
- Belege auf Papier, von Hand abgetippt und nachgereicht
- Abrechnung und Kostenvoranschläge in mühsamer Handarbeit
Nachher
- Ein Dienstplan über Tagespflege, Außendienst und Betrieb
- Automatische Erinnerung vor jeder TÜV- und Wartungsfrist
- Beleg per Handy gescannt und direkt in der Abrechnung
- Abrechnung und Kostenvoranschlag vorbereitet, Daten geschützt
Was im System steckt.
- Dienstplan für Tagespflege, Außendienst und Betrieb
- Schichttausch mit Benachrichtigung ans Team
- Fuhrpark mit TÜV- und Wartungserinnerung
- Beleg-Scan per App mit automatischer Erkennung
- Übergabe der Belege an die Abrechnung
- Vorbereitung von Kostenvoranschlägen
- Rollen und Rechte für Gesundheitsdaten
- Ein Leitstand statt drei Insellösungen